Başarılı Ofis Taşma Süreci İçin 10 İpucu

1. Doğru Proje Ekibini Kurmak

Kurumsal ofislerin taşınma süreçleri çok yönlü ve çok farklı uzmanlıkları gerektiren ve bir proje olarak değerlendirilmesi gereken süreçlerdir. Gerekli disiplinleri projenin başlangıcında belirlemek, ilgili onay mekanizmalarını tespit etmek sonrasında aksama veya gecikmeleri önlemek açısından önemlidir.

Örneğinbilgi teknolojileri, güvenlik, finans, hukuk, insan kaynakları, satın alma, tesis yönetimi veya iş sağlığı ve güvenliği gibi iş birimlerinin baştan sona olmasa da proje süreçlerine dahil olduğunu görmekteyiz. Benzer olarak global şirketlerde ilgili bölge veya küresel fonksiyonların da proje grubuna eklendiğini gözlemliyoruz

2. Doğru Proje Tedarik ve Süreç Stratejisi Belirlemek

Ofis dekorasyon projeleri için pazarda kabul gören 2 farklı yaklaşım mevcut İlki geleneksel yöntem olarak tasarım ve uygulamanın ayrı ayrı tedarik edilmesi. Diğeri ise tasarım ve uygulamanın paket halinde aynı tedarikçi tarafından gerçekleştirilmesi.

İlk opsiyon genelde daha verimli bir bütçe kontrolünün yanı sıra tasarım ve uygulamada esneklik sağlayıp daha kaliteli proje yönetimini ve süreç içinde daha az değişim olmasını getiriyor. Bunlar dışında ihale süreçlerinin daha kontrol edilebilir olmasıavantaj olarak karşımıza çıkabiliyor. Diğer taraftan ise daha uzun proje ve uygulama süreleri ve ek projelendirme maliyetlerinin dezavantaj olarak ortaya çıktığını söyleyebiliriz.

Tasarım ve uygulama paket halinde tedarik edildiğinde ise tek sorumluluk noktasının olması, daha kısa projelendirme ve inşaat süreleri ve projelendirme maliyetlerinde tasarruflar ön plana çıkıyor. Ancak tasarım kalitesi ile ilgili sorunlar ve gerekirse yapılacak değişimin kontrolü daha kısıtlı. Ayrıca kontrol edilemeyen ihale süreci ön görülemeyen ek maliyetleri de beraberinde getirebiliyor.

3. Teknik Ekibin Bina Seçim Sürecine Dahil Olması

Bina seçim süreci birçok farklı dinamiğe göre işlemektedir. Bu süreçte ticari şartlar dışında öncelikli olarak gözden geçirilmesi gereken konular alan ihtiyacı ve kullanımı ile ilgilidir. Alışagelmiş ortalama kişi başına alan ihtiyacı ilk gösterge olsa da bina seçenekleri arasında seçim yapmak için yetersiz oluyor.

Profesyonel ekip tarafından bina bazında incelenmesi gereken ana unsur nihai kullanım alanıdır. Aynı kullanım alanı ihtiyacı için farklı binalarda farklı brüt kiralanabilir alanlar ortaya çıkabiliyor ve bu kira, işletme, ortak gider ve dekorasyon maliyetlerini doğrudan etkiliyor. Kat alanının genişliği, derinliği ve yüksekliğinin yanı sıra bilhassa dekorasyon ve işletme maliyetlerini doğrudan etkileyen teknik alt yapının incelenmesigerekiyor.

Gerçek kullanım alanı ihtiyacını proje öncesi yerleşim çalışmaları ile belirlemek ve ön dekorasyon bütçe tahminleri yapılarak her açıdan doğru binanın seçilmiş olduğundan emin olmak gerekiyor.

4. Doğru Bilgi Noktası

Proje süresince tüm bilgilerin yukarıda belirtilen proje ekibi tarafından proje yöneticisine aktarılması proje için önem arz ediyor.. Proje yöneticisi tüm toplantı ve çalışmalar boyunca alınan notları düzenlemeli ve ilgili disiplinleri ve birimleri bu konuda bilgilendirmelidir. Sürecin daha güvenli işlemesi adına yazılı talepler haricinde hiçbir talep kabul edilmemeli ve bu talepler yalnızca proje yöneticisine iletilmelidir. Bu akışı sağlamak için proje iletişim tablosu proje başında tüm ekipler ile paylaşılmalıdır. Böylece bir çok projede sıkıntısı yaşanan değişimlerin geçerli olup olmadığı ve olası ek maliyetlerin kontrolü sağlanabilmektedir.

5. Doğru Bilgi Akışı

Süreç içerisinde ihtiyaç duyulan farklı disiplin ve birim bilgilerinin yukarıda belirtildiği gibi tek bir noktada toplanıp tüm proje ekiplerine doğru şekilde aktarılması gereklidir. Buradan yola çıkarak projenin yöneticisi yalnızca inşaat konularında değil, tüm tedarik süreçleri, ödeme zamanlamaları, taşınma süreçleri ve projedeki tüm grupların zamanında işlerini yapıp gecikmeye neden olmaması için riskleri analiz etmesi gerekir.

6. Bütçe Analizi ve Dağılımı

Dekorasyon bütçesi, alanın boyutu, binanın teknik şartnamesi, kullanılan malzeme, kurumsal kimlik, şirket içi şartnameler ve teknik altyapı ihtiyaçlarına göre değişkenlik gösterir. Projenin başında çoğu zaman onay süreçleri için gerekli bütçe tahminleri, projelendirme ve ihale süreçleri ile nihai halini alır ve proje boyunca en önemli kriterlerden bir olan maliyetönemli bir gösterge ve kontrol unsuru haline gelir İstanbul’da ofis dekorasyonları ve inşaat maliyetlerinin ortalamada mobilya hariç olmak üzere brüt alan başına $600-1.000 civarında olduğu görülmektedir..

7. Değişim Yönetim

Taşınma süreçlerinde önemli bir sorun ve aynı zamanda fırsat ise şirketlerin gelişen yeni çalışma koşullarına adapte olmasıdırdır. Türkiye ve tüm dünyada geleneksel olarak kullanılan kapalı ofis sistemleri artık günümüzde yerini açık ve esnek çalışma alanlarına bırakmaktadır. Bu geçiş sürecinde özellikle geleneksel kapalı oda düzenine alışmış kişiler, gerek mahremiyet gerekse ses fazlalığı nedeniyle açık ofise direnç ve zaman zaman tepki göstermektedir. Bu nedenle gerekli direnç ve tepkinin kırılabilmesi için mevcut ve yeni ofis kullanımı ile ilgili araştırma ve anketlerin yapılması, sonuçların analiz edilerek uygulanmak üzere yol haritasına dökülmesi proje ekibi tarafından sağlanmalıdır.. Tüm bu adımların bu konuda uzman bir proje yönetim ekibi eşliğinde çalışanların da sürece dahil edilerek yapılması başarılı değişim süreçlerini mümkün kılar.

8. İnşaat Süreci Takibi

Projenin hayata geçme aşaması olan inşaat süreci projenin en önemli noktalarından biridir. Her ne kadar inşaat süreci öncesinde detaylı bir planlama yapılmış olsa da ne yazık ki gerçek hayatta tüm fiziki şartlar ya da güncel malzeme stok koşulları bu süreçte çok hızlı karar verilmesi gereken değişikliklere neden olabilmektedir.

Projenin başarıya ulaşması için inşaatın zamanında bitirilmesi en önemli faktördür. Bu nedenle ilgili süreç içerisinde periyodik saha gezileri, saha toplantıları ve bütün alt taşeronların ödeme ve tedarik süreleri çok dikkatli bir şekilde takip edilmelidir.

9. Taşınma Süreci

Projenin son aşaması olan busüreç taşınmadan en az 3 ay önce planlanması gereken, zaman zaman alan tasarımına bile etki edebilecek bir süreçtir. Taşınacak bütün ekipman ve dosyalar titizlikle listelenmeli, yeni ofiste tasarım ve projelendirme bu noktada ilerlemelidir. Yine taşınma gününde ekipleri koordine edecek kişiler tüm sürece hakim olmalıdır.

10. Teslim Sonrası

Ofisin taşınması ile proje tamamlanmış sayılmamalı; teslim ve taşınma süreci sonrası işletme yönetimi tarafından çok sıkı bir şekilde kontrol edilmelidir. Süreç içerisinde atlanılan ya da geciken bütün iş sağlığı güvenliği ve yangın güvenliği ile ilgili konular açılışı takip eden 10 gün içerisinde tamamlanmalıdır. Yine bu konularla ilgili bütün test ve devreye alınacak dokümanlar kontrol edilip, arşivlenmelidir. Açılış sonrası işyeri açma ve çalışma ruhsatı için belediye başvurusu da en kısa zamanda yapılmalıdır.

Murat Can Elmalı

Project Management Manager