Sadece Evden Çalışma Olan Bir Dünya (Distopya Değildir)

Dünya’nın çoğu yerinde evden çalışmaya geçildiği bu günlerde, tüm kurumlar için işlerini yürütebilmek adeta bir sınav oldu. Bazıları için daha kolay bazıları içinse daha zor olan bu değişim, kurum ölçeğinde bir analiz niteliği taşırken, bu kurumlardaki “bilgi çalışanları” için de öncelikli olan kriterleri ve ihtiyaçları şimdiden ortaya koymuş durumda. Analiz yönü, kurumların aşağıdaki sorulara verdiği yanıtların (işin devamlılığının sağlanıp sağlanamamasından anlaşılabileceği şekilde) somut olarak ortaya koyulmasından kaynaklanıyor. Kişiler özelinde ise, ofislerden evlere geçtiğimiz bu günlerde çevresel şartlara bağlı bu hızlı değişimin iş yapma süremiz ve kalitemiz üstündeki etkilerinden anlaşılabilir.

Evden çalışma sistemi herkesi işiyle ilgili bazı konuları düşünmeye itmiş durumda. Bunlardan ilki görev tipinin uygunluğu. Bazı sektörlerin ve çalışanlarının bu global krizden daha çok etkileneceği açık durumda, ancak işini tek başına yapmaya alışmış birçok “bilgi işçisi” için etkilerin daha hafif olacağını söylemek yanlış olmayacaktır. Diğer bir konu, ekip içi işbirliğinin nasıl sağlandığıyla ilgili. Dijital olarak işbirliğini şirket kültürü haline getirmiş ekipler için evden çalışmak aynı kaynakların sağlanıyor olması anlamına gelmektedir. Dijitalleşme seviyesi, şirket dışı toplantılarla ilgili olarak da önem taşıyacaktır ancak bazı sektörlerde bu durumun daha yaygın olmaya elverişli oluşu da gözardı edilmemelidir. En son ve en önemli olan ise, çalışan bağlılığı ve karşılıklı güvendir. Diğer bir deyişle kimse bakmazken herkesin işini aynı seviyede yapıp yapmıyor oluşu ve birbirine karşı iş etiği anlamında güven duyulmasıdır.

Cushman & Wakefield olarak yürüttüğümüz çalışma alanı analizi projelerinden, kurumdaki çoğu çalışanın haftanın bazı günlerinde evden çalışmayı tercih ettiğini ve bunun verimliliği arttırdığını düşünmesi alışık olduğumuz bir durumdu. Bunun altında yatan temel sebep; bu kişilerin bilgi çalışanı (knowledge worker) olmasının yanı sıra ofis ortamında da laptop, WI-FI gibi kablosuz teknolojileri ve işbirliğini çevrimiçi sistemler aracılığıyla yürütmesinden (Teams, Whatsapp, Skype) kaynaklanıyor. Ayrıca özellikle İstanbul gibi metropol şehirlerin karmaşa ve trafik problemini göz önünde bulundurduğumuzda ev ile ofis arasında önemli enerji ve zaman  tasarrufu da evden çalışmanın tercih sebeplerinden biri olarak sıralanıyor. Ancak bunu haftanın tüm günlerine yaymak, bu kişiler için bile çalışma dinamiğinde farklılık anlamına geliyor.

İşveren tarafında, evden çalışma kavramıyla ilgili güvensizlik oldukça sık karşılaşılan bir durum. Örneğin, Yahoo CEO’su Marissa Mayer’ın 2013’te çalışanlar için evden çalışmayı yasaklamasıyla ilgili açıklamasına bakalım: “ Birçok iyi fikir, koridorda ya da mutfakta karşılaştığınız bir iş arkadaşınız veya daha önce hiç konuşmadığınız ofisten biriyle konuşmanız sonucu ortaya çıkar!” Söylemde ne kadar doğruluk payı olsa da, Mayer’ın çalışanların sistemde oturum açmadıklarını denetlediğini ve buna göre yaptırım uyguladığını da eklemek gerekir. Bu noktada çalışmanın çevrimiçi temsil ile ölçülüp ölçülemeyeceğini değerlendirmek daha doğru olacaktır. Çoğumuz için çevrimiçi olmak, birçok bildirim, arama ve uyarı anlamına geldiği için aslında çalışmayı engelleyen ya da geciktiren de bir unsurdur. Bunun en tipik örneği, önemli bir dosya üstünde çalışırken her gelen yeni maili okuyarak ya da her aramaya yanıt vererek öncelikli hedef olan elindeki işi tamamlamaktan uzaklaşmaktır. Dikkatin bu şekilde bölünmesi, aslında aynı anda sadece tek bir işle meşgul olabilen beynimiz için zaman kaybı anlamına gelmektedir. Bu bölünmeler gün için de 3 veya 5’er dakika derken, günün sonunda mesai yapamamıza sebep olmaktadır.

Microsoft’un 2011 tarihli “Work without Walls” araştırmasına göre, evden çalışma bireysel işler için verimliliği arttırabilen bir uygulama olarak görülüyor. Dijital yollarla kontrole maruz kalmayan çalışanlar için, ev ortamının uzun süreli odaklanma gereken işler için daha verimli olması bekleniyor. Özellikle tek başına çalışma gerektiren işler, bir çalışma arkadaşının veya başka birinin telefon konuşmasına istemeden kulak misafiri olmak gibi durumların önüne geçerek daha doğru ve özenli raporlar, sunumlar, metinler anlamına gelebilir.

Evden çalışmanın zaman kullanımı (yolda zaman kaybetmemek) ve odaklanma gibi konularda faydası olurken, ekip çalışması ve işbirliğini yavaşlatıcı etkileri de olabilir. Teams veya Skype gibi, dijital olarak işbirliğini kolaylaştıran platformlar mevcut olsa da yüz yüze iletişimin kompleks doğasını birebir taklit etmesi ya da yerine geçmesi beklenmemelidir. Yüzyüze iletişimi resmi ve sosyal iletişim olarak ayırırsak; resmi iletişimleri ajandası belli olan ve anlık değil planlı gelişen toplantılar olarak nitelendirebiliriz. Bahsettiğimiz dijital platformlar, resmi iletişimi başarılı bir şekilde sağlayabilecek olsa da, çalışanların beraber yemek yerken, kahve içerken ya da mola verdiği sırada kurduğu sosyal iletişimi ve bunun işe olan etkisini taklit edemeyecektir. Alex Petland’in ofislerde iş birliği ile ilgili araştırmasına göre düzenli olarak beraber yemek yiyen veya kahve molası veren çalışanların ekip içindeki verimliliği de yüzde 50 artmaktadır. Bu veriye bakınca örneğin Google’ın çoğu lokasyonunda neden bir katı tamamen yeme içme alanı olarak tasarladığını, ya da böyle tasarlanmış olmasının firma nezdindeki başarısını anlayabiliyoruz. Bu anlamda yaratıcılık ve yenilikçilik anlamında yüz yüze ve sosyal iletişim ile işinin çoğunu yöneten kurumlar için kısa dönemli bir performans düşüşü beklenebilir.

Tüm bu saydığımız etkilerden de anlaşılacağı üzere, evden çalışmak dikkat dağıtıcılardan uzak olmak anlamında verimliliği ve yapılan işin kalitesini yükseltebilecek bir faktörken özellikle bilgi çalışanları için birbirinden fikir almanın, esinlenmenin ve güç almanın yerini dolduramayacaktır.

Birlikte tecrübe ettiğimiz bu süreç, kurumlar tarafından bir “öz-değerlendirme” olarak doğru şekilde okunmalıdır. Geniş bir perspektifte bakıldığında, çalışanların dikkat dağıtıcılar olmadan bir ortamda istediği şekilde çalışmasının sağlığına (wellbeing) olduğu kadar iş kalitesine olan olumlu katkısının; ama bir yandan da izole bir şekilde (çalışma arkadaşlarından uzakta) çalışmanın sebep olacağı performans düşüşünün orta ve uzun vadede yapılacak ofis tasarımında öncelikli konular olarak ele alınması gerektiğini göstermektedir.

Diğer bir deyişle ofisi “çalışan” bir yer haline getirirken aslında odaklanma gerektiren sessiz alanlar kadar, anlık işbirliğine ve iletişime de imkan sağlayan alanlar düşünülmelidir.

Kıvılcım Dişli

Consultant, Project & Development Services